Comment se déroule l'évaluation d'un ESSMS ?
4. Évaluation sur site
Comment conduire un audit système ?
Cette page décrit les étapes et les conditions de mise en œuvre de la méthode de l’audit système pour l’évaluation des critères du « Chapitre 3 : l’ESSMS » du référentiel d’évaluation.
Clés de compréhension
Le « Chapitre 3 : l’ESSMS » du référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS est évalué au travers de la méthode de « l’audit système ».
La méthode de « l’audit système » permet d’évaluer l’organisation de l’ESSMS pour s’assurer de sa maîtrise et de sa capacité à atteindre les objectifs fixés au sein des thématiques identifiées.
Dans le cadre de l’amélioration continue de la qualité, cette méthode vise à renforcer la dynamique qualité au sein des ESSMS et à promouvoir une démarche porteuse de sens pour les ESSMS et leurs professionnels.
Synaé génère les grilles d’évaluation selon la catégorie d’ESSMS renseignée. Pour le Chapitre 3, il y a deux types de grilles d’évaluation :
- la grille d’entretien avec la gouvernance (critères débutant par l’ESSMS) ;
- la grille d’entretien avec les professionnels de terrain (critères débutant par les professionnels).
Pour chacune des grilles, une réponse est attendue pour chaque élément d’évaluation, selon le principe de cotation défini par la HAS.
En pratique
L’évaluation est centrée sur les thématiques identifiées dans le Chapitre 3 du référentiel et réalisée à partir des données recueillies auprès de la gouvernance de l’ESSMS sur l’organisation définie et déployée, complétées par un entretien avec les professionnels pour en vérifier la mise en œuvre sur le terrain.
L’infographie ci-contre présente les trois étapes de la méthode, chacune des étapes étant précisée ensuite.
Le « Chapitre 3 : l’ESSMS » comporte 8 thématiques d’évaluation :
– Bientraitance et éthique
– Droit de la personne accompagnée
– Expression et participation de la personne accompagnée
– Co-construction et personnalisation du projet d’accompagnement
– Accompagnement à l’autonomie
– Accompagnement à la santé
– Politique ressources humaines
– Démarche qualité et gestion des risques
Au cours des différents entretiens (gouvernance et professionnels), l’ensemble des thématiques sont investiguées par les intervenants de l’organisme. Différentes thématiques peuvent être investiguées sur une même séquence, selon la taille de l’ESSMS et la composition des équipes (membres de la gouvernance, professionnels, personnes-ressources, etc.).
Les intervenants de l’organisme doivent identifier un temps, en amont des séquences, pour consulter la documentation en lien avec la(les) thématique(s) investiguée(s).
CONSULTATION DOCUMENTAIRE
Durée : temps à ajuster au nombre de critères à investiguer dans la(les) thématique(s) de la séquence
Lieu : salle de réunion ou bureau
Objectifs de la consultation documentaire :
– prendre connaissance de la stratégie, de l’organisation et des actions mises en place par l’ESSMS sur la thématique évaluée ;
– préparer et alimenter les échanges à venir lors des différents entretiens menés ;
– corroborer ou préciser les informations recueillies lors des entretiens.
La consultation documentaire peut être réalisée :
– en amont des séquences de l’évaluation ;
– au cours des différents entretiens ;
– à l’issue des entretiens menés, à partir de documents complémentaires.
La mise à disposition des documents par l’ESSMS peut être dématérialisée. La version papier des documents n’est pas exigée. Les documents ne doivent pas faire l’objet d’une impression exclusivement pour l’évaluation.
RENCONTRE AVEC LA GOURVENANCE
Durée : temps à ajuster en fonction du nombre de critères à investiguer dans la(les) thématique(s) de la séquence
Lieu : salle de réunion / bureau
La gouvernance s’entend par le(s) membre(s) de la direction, le personnel d’encadrement de l’ESSMS, et toute personne ressource (exemples : directeur, responsable qualité, cadre de santé, IDEC, chef de service, responsable des ressources humaines, etc.) et sa composition est ajustée à chaque ESSMS.
Objectifs de la rencontre :
- comprendre la stratégie, l’organisation et les actions mises en place par la gouvernance sur la thématique évaluée ;
- s’assurer de la capacité qu’a l’ESSMS à atteindre ses
Déroulement de l’entretien
- L’intervenant rappelle l’objectif de l’entretien.
- Il pose toutes les questions utiles à la bonne évaluation des critères investigués dans les thématiques abordées avec les membres de la gouvernance.
RENCONTRE AVEC LES PROFESSIONNELS
Durée : 1 h à 1 h 30 pour l’ensemble des critères du Chapitre 3 qui s’appliquent aux professionnels
Lieu : salle de réunion / bureau
Si l’ESSMS comprend une équipe de professionnels de nuit, il s’assure de la présence d’au moins un de ses représentants lors des entretiens avec l’intervenant.
Objectif de la rencontre :
- Confirmer ou infirmer auprès des professionnels, la bonne diffusion et compréhension des organisations et actions déployées par l’ESSMS.
Déroulement de l’entretien :
- L’intervenant se présente et rappelle l’objectif de l’entretien,
- Il précise les attendus de la séquence évaluée. Il souligne le fait que l’entretien est aussi un moyen de valoriser les bonnes pratiques,
- Il pose toutes les questions utiles à l’évaluation des critères investigués dans les thématiques abordées avec les professionnels,
- Il rappelle les règles de confidentialité associées à l’entretien.
PRÉCONISATIONS GÉNÉRALES
- – L’ESSMS est invité à mobiliser les professionnels, membres de l’équipe pluridisciplinaire, permettant d’éclairer les réponses aux éléments d’évaluation de la thématique évaluée,
– Les membres de la gouvernance ne participent pas aux entretiens liés à la séquence de l’audit système destinée aux professionnels de terrain.
POSTURE DE L’INTERVENANT
- – L’intervenant doit veiller à installer les conditions nécessaires à un échange constructif avec les membres de la gouvernance et les professionnels rencontrés. Il doit poser des questions ouvertes, non orientées, permettant l’expression des membres de la gouvernance et des professionnels. Ces questions peuvent être complétées de questions fermées portant sur des éléments non abordés spontanément.
– L’intervenant doit procéder à l’investigation des différents éléments d’évaluation identifiés au travers de questions évaluatives adaptées et ajustées au cadre d’intervention et aux missions de l’ESSMS et des professionnels rencontrés.
– Il favorise l’installation d’un climat de confiance facilitant les échanges, sans culpabilisation des professionnels ni jugement sur les réponses apportées.
Source : HAS